Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký mã số mã vạch sản phẩm?

Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm là thủ tục bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp muốn phân phối hàng hóa vào siêu thị, cửa hàng tiện lợi, chuỗi bán lẻ hoặc các sàn thương mại điện tử lớn như Tiki, Shopee, Lazada. Việc đăng ký mã vạch không chỉ giúp:

• Kiểm soát hàng hóa hiệu quả, dễ dàng quản lý kho, kiểm kê và định danh từng sản phẩm.
• Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác phân phối.
• Đáp ứng yêu cầu bắt buộc của các hệ thống bán lẻ lớn, tránh trường hợp sản phẩm bị từ chối vì không có mã vạch rõ ràng.

Lưu ý: Sản phẩm không có mã số mã vạch dễ bị nghi ngờ về nguồn gốc và khó tiếp cận thị trường rộng lớn.

Mã số mã vạch sản phẩm là gì?

Mã số mã vạch (barcode) là công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động cho hàng hóa, dịch vụ bằng các dãy số và vạch đen trắng theo chuẩn quốc tế. Thiết bị quét mã vạch sẽ đọc nhanh thông tin sản phẩm qua dãy số này.

Cấu tạo mã vạch gồm:

• Mã số GS1: Dãy số tiêu chuẩn toàn cầu, định danh duy nhất sản phẩm, doanh nghiệp, hoặc đơn vị phân phối.
• Mã vạch GS1: Biểu diễn đồ họa của dãy số bằng các vạch đen trắng mã hóa.

Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký mã số mã vạch?

Đăng ký mã số mã vạch giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao tính chuyên nghiệp và sự tin cậy cho sản phẩm trên thị trường.
• Phân biệt rõ ràng sản phẩm của doanh nghiệp với hàng hóa cạnh tranh.
• Quản lý kho, bán hàng, xuất hóa đơn và kiểm kê nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ hoạt động truy xuất nguồn gốc, minh bạch với khách hàng và đối tác.
• Được phép phân phối sản phẩm vào các hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại và sàn thương mại điện tử lớn.
• Hỗ trợ xuất nhập khẩu và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) trong chuỗi cung ứng.

QR code giúp quản lý hàng hóa dễ dàng

Ai có thể đăng ký mã số mã vạch sản phẩm?

• Doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam có giấy phép kinh doanh.
• Doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp đã đăng ký mã vạch cần bổ sung thêm mã.
• Doanh nghiệp bị thu hồi giấy chứng nhận mã vạch cần đăng ký lại.

Lưu ý: Mã số mã vạch có thời hạn sử dụng 3 năm, sau đó phải thực hiện gia hạn và nộp phí duy trì hàng năm.

Đăng ký mã số mã vạch ở đâu?

• Cơ quan duy nhất cấp mã số mã vạch tại Việt Nam là Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia – GS1 Việt Nam.
• Mã quốc gia Việt Nam là 893; sản phẩm có mã vạch bắt đầu bằng 893 là hàng hóa do doanh nghiệp Việt Nam đăng ký.
• Doanh nghiệp cần có giấy phép kinh doanh và hoạt động hợp pháp để đăng ký.
• Phí đăng ký ban đầu và phí duy trì hàng năm áp dụng theo quy định của GS1 Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm những gì?

• Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu của Bộ Khoa học và Công nghệ.
• Danh mục sản phẩm sử dụng mã số mã vạch.
• Phiếu đăng ký mã số mã vạch GS1.
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập công ty.

[youtube v=”p1yKELivt-M”]

Các bước đăng ký mã số mã vạch cụ thể nhất

Nếu đến nay quý doanh nghiệp vẫn chưa biết cách đăng ký mã vạch cho sản phẩm như thế nào, hãy tham khảo ngay cách hướng dẫn đăng ký mã vạch sản phẩm online sau đây của chúng tôi

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như đã liệt kê ở trên để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và chính xác.

• Bước 2: Kê khai thông tin qua hệ thống đăng ký trực tuyến

Đăng ký tài khoản và kê khai đầy đủ thông tin hồ sơ doanh nghiệp, sản phẩm trên cổng thông tin điện tử của GS1 Việt Nam tại địa chỉ:https://vnpc.gs1.gov.vn/

• Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí

Nộp hồ sơ đăng ký cùng lệ phí tại:

Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia – GS1 Việt NamĐịa chỉ: Số 8, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

Có thể nộp trực tiếp hoặc gửi chuyển phát nhanh.

Lệ phí đăng ký và duy trì mã số mã vạch theo quy định tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp có thể thanh toán qua chuyển khoản.

• Bước 4: GS1 tiếp nhận và thẩm định hồ sơ

Trong vòng 5–7 ngày làm việc, GS1 sẽ kiểm tra hồ sơ.Trong vòng 5–7 ngày làm việc, GS1 sẽ kiểm tra hồ sơ.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, GS1 sẽ thông báo để doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung.

Nếu hồ sơ hợp lệ, GS1 sẽ gửi thông báo cấp mã số mã vạch tạm thời qua email và hệ thống đăng ký.

• Bước 5: Kê khai đầy đủ thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp thực hiện khai báo chi tiết tất cả các sản phẩm sử dụng mã số mã vạch trên hệ thống của GS1 tại:http://vnpc.gs1.org.vn/Sau khi hoàn thiện, thông tin sản phẩm được cập nhật chính thức trong hệ thống toàn quốc.

• Bước 6: Nhận giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch

Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch do Trung tâm GS1 Việt Nam cấp.

Thời gian hoàn thành đăng ký mã số mã vạch

• Thời gian thẩm định và cấp mã số mã vạch từ 7 đến 10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được cấp sau 1–2 tháng kể từ ngày hoàn thành thủ tục.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan cấp sẽ trả lời cụ thể nguyên nhân để doanh nghiệp hoàn thiện và gửi lại.

Chi phí làm mã số sản phẩm hết bao nhiêu khi sử dụng dịch vụ?

Các cá nhân, tổ chức sẽ chỉ phải đóng phí xin cấp QR code theo quy định của nhà nước. Thông tin biểu phí cấp chứng nhận QR code của nhà nước cụ thể được nêu rõ tại thông tư 232/2016/TT-BTC, mời quý doanh nghiệp xem chi tiết bảng phí dịch vụ ở bảng sau đây nhé

• Phí cấp và đăng ký mã số mã vạch theo quy định nhà nước (Thông tư 232/2016/TT-BTC)

• Phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

• Phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm uy tín tại FOSI

FOSI với hơn 10 năm kinh nghiệm sẽ:

• Tư vấn tận tình về quy trình, hồ sơ, thủ tục đăng ký mã số mã vạch.
• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ và nộp thay doanh nghiệp.
• Theo dõi quá trình thẩm định, đảm bảo giấy chứng nhận hợp lệ, nhanh chóng.
• Cam kết mức phí dịch vụ cạnh tranh, tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký mã số sản phẩm

Dưới đây là tổng hợp các câu hỏi thường gặp (FAQ) khi đăng ký mã số sản phẩm (mã vạch/QR code), kèm câu trả lời chi tiết và dễ hiểu:

1. Muốn sử dụng mã vạch nước ngoài phải làm thế nào?

• Doanh nghiệp nhập khẩu cần làm thủ tục xin phép sử dụng và cấp QR code cho sản phẩm tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam.
• Hồ sơ gồm:
  • Giấy ủy quyền của công ty nước ngoài cho phép công ty Việt Nam dùng mã QR code (phải công chứng ở nước ngoài).
  • Danh mục sản phẩm sử dụng QR code nước ngoài (theo mẫu).
  • Công văn đề nghị sử dụng QR code của doanh nghiệp Việt Nam.
• Chi phí:
  • ≤ 50 sản phẩm: 500.000đ/hồ sơ
  • Từ sản phẩm thứ 51 trở đi: 10.000đ/mã sản phẩm

2. Mã số vạch có được quyền chuyển nhượng không?

• Mã QR code được cấp cho doanh nghiệp đăng ký, chỉ doanh nghiệp đó có quyền sử dụng.
• Nếu doanh nghiệp A chuyển nhượng nhà máy cho doanh nghiệp B, mã QR code không tự động chuyển nhượng.
• Thủ tục chuyển giao mã vạch:
  • Doanh nghiệp cũ gửi công văn xin ngừng sử dụng mã vạch, kèm bản gốc giấy chứng nhận.
  • Doanh nghiệp mới gửi công văn xin phép sử dụng lại mã, kèm hồ sơ đăng ký, bản sao giấy phép kinh doanh, phí đăng ký và duy trì năm đầu.

3. Số lượng tối đa sản phẩm trong một mã số vạch được tính như thế nào?

• Dưới 100 sản phẩm – đăng ký mã 10 số
• Dưới 1.000 sản phẩm – đăng ký mã 9 số
• Dưới 10.000 sản phẩm – đăng ký mã 8 số
• Dưới 100.000 sản phẩm – đăng ký mã 7 số

4. Cá nhân có thể đăng ký mã vạch sản phẩm được không?

• Không. Mã QR code chỉ cấp cho đối tượng từ hộ kinh doanh cá thể trở lên, không cấp cho cá nhân.

5. Đăng ký mã số mã vạch sản phẩm xong có được sử dụng mãi mãi không?

• Không.
• Lần đầu cấp mã, doanh nghiệp nộp phí khởi tạo và duy trì năm đầu.
• Từ năm tiếp theo, doanh nghiệp phải nộp phí duy trì hàng năm (trước ngày 31/6) để tiếp tục sử dụng hợp pháp QR code.

6. Phân loại mã vạch theo GS1

Ngành
Phân loại GS1

Săn bắn, nông nghiệp, lâm nghiệp
A

Đánh bắt cá, nuôi trồng thủy sản
B

Hầm mỏ và khai thác đá
C

Sản xuất
D

Điện, ga, cung ứng hơi nước và nước nóng
E

Xây dựng
F

Bán buôn và bán lẻ
G

Nhà hàng, khách sạn
H

Môi giới tài chính
I

Các hoạt động kinh doanh BĐS
J

Giáo dục, đào tạo
K

Chăm sóc sức khỏe và các hoạt động xã hội
L

Vận chuyển và hậu cần
M

Quốc phòng
N

Thực phẩm và đồ uống
O

Bao gói
P

Ô tô
Q

Các ngành còn lại
R

 

Nếu bạn cần hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch hoặc tư vấn chi tiết về hồ sơ, quy trình, liên hệ ngay với FOSI qua Zalo/Hotline: 0918 728 789 để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.